ICT outsourcing Gemeenten Hillegom & Lisse
ICT outsourcing Gemeenten Hillegom & Lisse2018-04-09T18:29:03+00:00

Project Description

ICT outsourcing referentie case kort samengevat

Een zorgvuldig voorbereide ICT samenwerking tussen drie gemeenten kon niet doorgaan. Maar Gemeente Hillegom bleef echter niet bij de pakken neerzitten. Na wat gesprekken was buurgemeente Lisse bereidt gevonden om de benodigde hardware daar te laten draaien. Op dat moment is Commit-IT betrokken bij het proces en is de outsourcing van advies tot en met de volledige realisatie vakkundig begeleid.

Vertrekpunt en uitdaging Gemeenten Hillegom & Lisse

Elk jaar voert de Gemeente Hillegom doelmatigheidsonderzoeken uit op verschillende afdelingen. Deze keer was de ICT afdeling aan de beurt. Direct werd duidelijk, wat men eigenlijk al wel wist. De organisatie was te klein om alle benodigde capaciteit en kennis zelf in huis te faciliteren. Besloten werd om geen geld meer te steken in vernieuwing van de hardware en kennis, maar uit te kijken naar samenwerking met een buurgemeente.

En toen ging het mis

“Er zijn contacten gelegd met de gemeenten Noordwijkerhout en Lisse, omdat dit vergelijkbare bollenstreek gemeenten zijn. We werden het eens over shared service van de automatisering. De samenvoeging van de drie ICT afdelingen werd voorbereid. Tegelijkertijd liep het proces van besluitvorming, waarvoor ook tijd nodig was. Je hebt immers te maken met o.a. plaatsingsprocedures en wervingstrajecten. Op 1 januari zou het spreekwoordelijke huwelijk gesloten worden. Alles stond klaar. Er moest nog één collegebesluit komen; een formaliteit. Maar toen werd toch ‘nee’ gezegd tegen de samenwerking. Een van de partijen was helaas niet op komen dagen bij het altaar…”

Hans Deul - directeur bedrijfsvoering, Gemeente Hillegom

Inzicht & vertrouwen

Maar de behoefte aan vernieuwing van zowel hardware als applicaties bleef dringen. Gemeenten hebben te maken met privacy gevoelige informatie verdeeld over heel veel verschillende applicaties. Het werd Deul duidelijk dat samenwerking lastig zo worden als alle partijen vast zouden blijven houden aan hun eigen wensen. Dat betekende een flinke verandering voor de ambtenaren. Maar ook een basis van vertrouwen creëren tussen de gekozen partner. Dit in hun vakkundigheid en in het dienen van dezelfde belangen.

“Kritisch blijven, maar niet als een havik op elk detail zitten, dat is de houding die wij hebben aangenomen en die is bepalend geweest voor het succes.”
Hans Deul - directeur bedrijfsvoering, Gemeente Hillegom

De aanpak en oplossing van Commit-IT

Uiteindelijk bleek Lisse toch de beste partij voor Hillegom. Als de vaste ICT partner van Lisse kwam Commit-IT ook bij Gemeente Hillegom in beeld. Samen is besloten het ‘zenuwcentrum’ in het gemeentehuis van Hillegom in te richten.

“Inmiddels was vernieuwing niet meer een wens, maar noodzaak. Onze Windows versie werd door Microsoft nu officieel gediscontinueerd. De eerste stap was de overgang naar een nieuwe Windows versie. Die migratie verliep goed, we hebben nauwelijks verstoring gehad van het werk. Parallel daaraan heeft Commit-IT grondig geïnventariseerd wat er bij onze gemeente nodig was. Hetzelfde ontwerp dat voor Lisse was gemaakt, heeft men ook hier toegepast. De communicatie en participatie waren goed. De specialisten van Commit-IT hebben veel energie gestoken in het contact met de honderd medewerkers hier, onder andere om te testen, uitleg te geven en te informeren. Daardoor hebben ze een goed gevoel gekregen bij onze organisatie. Dit intensieve contact heeft zeker bijgedragen aan het succes van het project.”
Hans Deul - directeur bedrijfsvoering, Gemeente Hillegom

ICT outsourcing – Het behaalde resultaat

Lisse en Hillegom zijn gespiegeld uitgevoerd en vormen elkaars uitwijklocatie. Voor de werkplekken is gekozen voor thin clients met private cloud oplossing, zodat medewerkers met alle vaste mobiele apparaten kunnen inloggen.

“Wij wilden graag het nieuwe werken mogelijk maken: any- time, anywhere, any device. Dat is nu ook zo. Alle applicaties zijn toegankelijk zolang je maar bent verbonden met het Internet.”
Hans Deul - directeur bedrijfsvoering, Gemeente Hillegom

Hoewel besparing voor de gemeente Hillegom geen uitgangspunt was, zal er op den duur toch wat geld overblijven. De eerste zes jaar zal ongeveer kostenneutraal uitpakken, waarna de kosten zullen dalen. De enige investering zijn exploitatiekosten en een bijdrage op basis van gebruikers en gedrag. Het reduceren van het aantal applicaties en het samenvoegen van licenties zal dit nog verder verlagen.

HEB JIJ OOK
EEN ICT UITDAGING?

klik en los hem op

Commit-IT on social

ict bedrijf commit it hardinxveld giessendam

Laatste blogpost

LAATSTE TWEETS

CONTACT US

  • Hakgriend 44 3371 KA Hardinxveld-Giessendam
  • +31 (0) 184 – 615 615
  • +31 (0) 184 – 615 664 (support)
  • info@commit-it.nl